如何把 .msg 檔轉成 PDF

PDF 通常是 .msg 檔的最終歸宿:附在工單上、隨案件歸檔、寄給沒有 Outlook 的人,或存進一個十年後仍讀得懂的地方。在瀏覽器裡完成這件事,就不必把 往來信件上傳到轉檔服務。

操作步驟

1. 開啟檢視器,把 .msg 檔拖進去。
2. 點郵件工具列的列印 / PDF。
3. 在列印對話框把目的地設為儲存為 PDF。
4. 儲存檔案。

PDF 會包含什麼

列印時不會直接印你正在看的頁面,而是另開一份專為列印製作的郵件副本。這樣長信才能 依需要延展成多頁,而不會被截斷在第一頁。若沒有視窗跳出,請允許本站顯示彈出式視窗 後再試一次。

輸出結果會:

• 在最上方保留完整的標頭區塊 —— 寄件者、收件者、日期與主旨;
• 展開完整內文,而不是只截取畫面上捲動區域的那一段;
• 列出附件名稱與大小,即使 PDF 無法內嵌附件,紀錄上仍看得出附了什麼;
• 在連結文字後面完整印出網址,列印出來後依然可以查證;
• 移除網站介面 —— 導覽列、按鈕、提示列與廣告都不會出現在 PDF 中;
• 無論你是否使用深色模式,一律以白底深色文字列印。

讓成品更乾淨

• 先載入外部圖片,如果 PDF 需要它們。外部圖片預設被封鎖, 被封鎖的圖片列印出來會是空白框。
• 關閉頁首頁尾,可以拿掉每一頁上瀏覽器加的標題與網址。
• 開啟背景圖形,若郵件仰賴彩色表格背景 —— 許多行銷信件少了它 會變得難以閱讀。

要一次轉很多封

把檔案全部拖進來,再用 J 與 K 逐封切換並各自列印。 瀏覽器無法把多封郵件印成同一份 PDF;若需要單一合併文件,請先各自存檔再合併。

為什麼直接列印頁面沒有用

有一個看起來很直覺的做法在這裡行不通,值得說明以免你浪費時間。 郵件內文是算繪在 iframe 裡的,理由很充分:郵件 HTML 會夾帶全域 CSS, 不隔離的話會把整個頁面的樣式改掉。但 iframe 的內容無法跨頁分頁 —— 瀏覽器只會列印框內裝得下的部分,其餘裁掉。

所以對一封長郵件按 Ctrl+P,你會得到一頁,以及一段被截斷的內文 —— 而且沒有任何警告告訴你東西少了。「列印 / PDF」按鈕會另外開一份只含這封郵件的文件, 那一份可以正常分頁。一串長討論會印成八頁,而不是一頁。

讓這份 PDF 足以作為紀錄

如果這份 PDF 要進案件檔案、稽核或爭議處理,光有內文通常不夠。 真正讓它站得住的是周邊那些資訊:

• 標頭區塊 —— 寄件者、所有收件者(含副本),以及確切的寄送時間。 少了這些,一段內文證明不了多少事。
• 附件名稱,讓紀錄顯示有哪些東西跟著這封信走 —— 即使 PDF 本身裝不下那些檔案。
• 原始網際網路標頭,如果真實性可能會被質疑的話。Received 各行、Message-ID 以及 SPF 與 DKIM 的結果, 才是調查人員會要的東西,而它們不在列印出來的內文裡。

同時請保留原始的 .msg。PDF 是一份呈現;原始檔案才是證據, 而且只有它還帶著標頭與附件。

如果附件也要保留

PDF 無法夾帶原始附件。請用附件區的全部下載取得 ZIP,與 PDF 放在 一起。或者把郵件匯出成 .eml,就能把內文與所有附件保存在 同一個標準檔案裡。